Workshop Maak van AI een assistent voor uw vergaderingen

Iedereen die betrokken is bij terugkerende vergaderingen en op zoek is naar verbetering van zijn efficiëntie

Tussen 6 en 12 deelnemers

Voorafgaand aan de bijeenkomst: AI-ondersteunde voorbereiding

• AI-tools gebruiken om een vergadering te plannen

• Voorbeelden: Microsoft Outlook (planningsassistent)
• Oefening: Plan een vergadering met complexe beschikbaarheidsbeperkingen

• Genereren van een automatische agenda
  • Voorbeelden: ChatGPT, Copilot om de aan te pakken punten te structureren
  • Oefening: AI gebruiken om een agenda te genereren op basis van een uitnodigingsmail of voorlopige notities

Tijdens de vergadering: Real-time ondersteuning

• Automatische transcriptie en het maken van aantekeningen

• Voorbeelden: MS Teams (live transcriptie), AI voor het maken van aantekeningen
• Oefening: Simuleer een vergadering en observeer hoe AI in realtime notities genereert

• Samenvatting en aanbevelingen voor live discussies

• Voorbeelden: ChatGPT om direct een samenvatting van de belangrijkste punten te genereren
• Oefening: Een discussie van 10 minuten omzetten in een gestructureerde samenvatting

Na de vergadering: Opvolging en automatisering van acties

• Genereren van belangrijke notulen en beslissingen met één klik

• Voorbeelden: Notion AI, Fireflies.ai voor het herformuleren en structureren van beslissingen
• Oefening: Een onbewerkt transcript omzetten in een samenvattend rapport

• Maak een takenlijst en houd acties bij

• Voorbeelden: lus (door AI gegenereerde taaktoewijzing)
• Oefening: Zet een rapport om in een actiemonitoringstabel

Deze workshop biedt een pragmatische en interactieve aanpak om het potentieel van AI te benutten en de productiviteit te verhogen in vergaderbeheer

• Begrijp hoe AI het beheer van vergaderingen kan verbeteren en vergemakkelijken
• Leer hoe u AI-tools kunt gebruiken voor, tijdens en na een vergadering
• Verbeter de efficiëntie van vergaderingen door de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan voorbereiding en follow-up te verminderen
• Experimenteer met AI-gebruiksscenario's om tijd te besparen en de besluitvorming te verbeteren

Te behalen doelen

• Bespaar tijd op het plannen en schrijven van notulen
• Vermindering van weglatingen en betere verdeling van taken na de vergadering
• Verbeterde productiviteit van medewerkers door effectievere vergaderingen
• Genereren van follow-ups en betere organisatie van uit te voeren acties

2 uur

2 FSMA-punten worden toegekend voor deze opleiding