Doelgroep
Iedereen die betrokken is bij terugkerende vergaderingen en op zoek is naar verbetering van hun efficiëntie.
Duur
2 uur
Type
Online
Pedagogische methodologie
- Afwisselend theorie, demonstratie en praktijk
- Real-time demonstratie van AI-tools
- Casestudy's uit de praktijk: praktijkvoorbeelden van gebruik in het bedrijfsleven
- Interactieve oefeningen en groepscorrectie
- Praktische oefeningen: elke deelnemer past AI-tools toe op aangepaste cases
- Bespreking en uitwisseling van best practice
Doelstellingen
Deze workshop biedt een pragmatische en interactieve aanpak om het potentieel van AI te benutten en de productiviteit te verhogen in vergaderbeheer
- Begrijp hoe AI het beheer van vergaderingen kan verbeteren en vergemakkelijken
- Leer hoe u AI-tools kunt gebruiken voor, tijdens en na een vergadering
- Verbeter de efficiëntie van vergaderingen door de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan voorbereiding en follow-up te verminderen
- Experimenteer met AI-gebruiksscenario's om tijd te besparen en de besluitvorming te verbeteren
Te behalen doelen
- Bespaar tijd op het plannen en schrijven van notulen
- Vermindering van weglatingen en betere verdeling van taken na de vergadering
- Verbeterde productiviteit van medewerkers door effectievere vergaderingen
- Genereren van follow-ups en betere organisatie van uit te voeren acties
Inhoud
Voorafgaand aan de bijeenkomst: AI-ondersteunde voorbereiding
- AI-tools gebruiken om een vergadering te plannen
- Voorbeelden: Microsoft Outlook (planningsassistent)
- Oefening: Plan een vergadering met complexe beschikbaarheidsbeperkingen
- Genereren van een automatische agenda
- Voorbeelden: ChatGPT, Copilot om de aan te pakken punten te structureren
- Oefening: AI gebruiken om een agenda te genereren op basis van een uitnodigingsmail of voorlopige notities
Tijdens de vergadering: Real-time ondersteuning
- Automatische transcriptie en het maken van aantekeningen
- Voorbeelden: MS Teams (live transcriptie), AI voor het maken van aantekeningen
- Oefening: Simuleer een vergadering en observeer hoe AI in realtime notities genereert
- Samenvatting en aanbevelingen voor live discussies
- Voorbeelden: ChatGPT om direct een samenvatting van de belangrijkste punten te genereren
- Oefening: Een discussie van 10 minuten omzetten in een gestructureerde samenvatting
Na de vergadering: Opvolging en automatisering van acties
- Genereren van belangrijke notulen en beslissingen met één klik
- Voorbeelden: Notion AI, Fireflies.ai voor het herformuleren en structureren van beslissingen
- Oefening: Een onbewerkt transcript omzetten in een samenvattend rapport
- Maak een takenlijst en houd acties bij
- Voorbeelden: lus (door AI gegenereerde taaktoewijzing)
- Oefening: Zet een rapport om in een actiemonitoringstabel